展会宣传资料准备多少、是否需要装袋，不宜只根据展位大小决定。建议先想清楚资料交给谁，以及希望对方带走什么信息。对于短暂停留的观众，重点可能是知道企业做什么；对于准备深入交流的客户，则需要更具体的产品内容。把发放场景确定下来，再安排印刷品种和数量。
一、按接待需要组合不同资料
可以先拟定基础介绍、产品交流和预约洽谈三类资料组合。基础介绍放一份简洁折页和联系信息；产品交流增加对应系列的参数对照页；预约洽谈再放入案例册或需要详细讨论的资料。这是组合思路，不必每个项目都制作三套。
同一套资料里的内容也应有分工。折页负责介绍业务范围，产品页负责解释具体差异，案例册负责展示经核实的项目内容。不要让每一份资料都重复大段公司介绍，同时却遗漏型号、使用场景或后续联系方式。
二、用实物装袋检查尺寸与阅读体验
正式定尺寸前，建议将拟用的画册、折页和插页按实际大小组合一次。设计阶段可以使用Illustrator的实际尺寸预览辅助检查，但装袋是否顺畅、资料是否便于抽取，仍应通过实物样张确认。
测试时不要只放进一份空白纸，而应接近实际页数和厚度。装好后检查袋口能否正常闭合，边角是否容易卡住，取出时会不会带出其他资料。还可以请同事拿着样套走动和翻阅，记录需要调整的地方，再决定尺寸、装订和套装方式。
三、数量按每一种印刷品分别计算
例如，计划准备400套基础资料，其中80套另加产品对照页，20套再加入案例册。那么基础折页需要400份，产品对照页需要80份，案例册需要20本，不能把三种资料都按400份订购。这组数字仅用于说明计算方式。
备用量应单列，并注明用于现场追加、样品留存还是会后寄送。首次参展缺少历史数据时，可以列出保守、正常和较高需求三种情景，再结合预算决定。咨询环球广告印刷（www.22201522.com、www.33201533.com）时，宜提交分品种数量表，而不只是一个套装总数。
四、让现场发放记录服务于下一次准备
装箱时，可以按展会日期或接待用途标识，在箱内注明各类资料的数量。现场先取出当日预计使用部分，其他作为补充储备，避免不同组合全部混放后，接待人员难以快速取用。
每天结束后记录领用、剩余和新增需求，尤其留意哪些产品页被集中索取，哪些资料几乎没有被拿走。会后整理时，区分可继续使用的通用内容与需要更新的展会专用内容。下一次准备数量，应参考实际发放记录，而不是直接照抄上一届的订购数量。
